BESTYRELSESMØDE d. 20/3-14.
Kl. 19.00 hos Anni.
Deltagere:
Laila Poulsgård, Aase Nørgaard, Anni Valbirk, Lars Nørgaard Hansen, Mette Johansen, Lone Ringsted og Susan Bjerrum Nielsen.
Afbud:
Jane Storgaard.
1. Siden sidst
Referatet godkendes både fra sidste bestyrelsesmøde og fra ledermødet
2. Kasseren har ordet
Saldo på følgende kontoer:
Driftskonto: 53.974 kr
Redskaber: 126.639 kr
Generel orientering omkring børneattester.
3. Fordeling arbejdsområder
Listen gennemgået – der er ganske få justeringer fra sidste år.
Aase laver en opdateret liste – se nedenfor som Bilag 1.
4. Næste sæson – hvordan gør vi?
Ny mødedato hvor vi sætter fokus på planlægning af næste sæson. Inden dette møde har Laila styr på haltiderne. Umiddelbart ønsker vi de samme haltider som sidste år. Det vil ikke være muligt at få flere tider 1. Halvdel af sæsonen.
Alle tilbagemeldninger fra instruktørerne er blevet samlet i et skema – og dette skema gennemgåes.
Der er ganske få vi ikke har hørt fra – disse kontaktes inden næste møde i forhold til ønsker.
5. Mødedatoer – for hele året
Aase laver udkast til det nye årshjul, hvor mødefrekvensen er lidt oftere.
Vi ønsker blandt andet at afholde et møde lige efter sæsonopstart for at evaluere hvordan holdene har fået startet op – og om der skal laves justeringer.
6. Sommer gymnastikskole
Tilmeldingen er nu åben.
Der udleveres postkort til alle relevante årgange på skolen (Laila)
Det annonceres på Mejdal Mikro Medie (Susan)
Planlægningen er igang – Mette, Lone, Laila og Susan
7. Evt.
– Snak om kontaktperson rollen:
Opdatere beskrivelse i instruktørmappen. Forslag om startmail til relevante instruktører – med Info om hvem der er kontaktperson, opfordring til at de kontakter os ved behov, opfordring om feedback fra instruktøren omkring opstart / antal på holdet, samt lægge op til at der aftales besøg af kontaktpersonen. Opfølgning på tilmeldinger og betalinger – sammen med instruktøren.
– Laila har afholdt møde med A-Sport i forhold til muligheder for udnyttelse af Gymnastik salen i forbindelse med udbygningen/ den nye hal. De vil komme med et udkast.
De har desuden givet et tilbud om nye måtter – Airex – der diskuteres om der skal investeres i nye måtter, som kommer de fleste voksen hold til gode. Det aftales at der indkøbes 30 nye måtter i første omgang.
Diverse drøftelser omkring økonomi / anvendelse af midler næste sæson:
– Vi fastholder Pizza til Pizzamødet – da det er en hyggelig måde at runde af på.
– Forslag om en Fælles Gymnastik Dag – med Tvis, Nørre Felding, Mejrup og Mejdal. (Mette)
– Overnatning – budget øges til 100 kr. (Mulighed for mere mad til de store sultne drenge)
– Springsikkerhed – certificering – Laila forhandler med Bill i forhold til et kursus specifikt til os.
– Afslutning efter opvisningen – vi fastholder denne nye tradition om at afholde en afslutningsfest.
Forslag til næste år:
– Foreningen betaler maden.
– Alle må selv medbringe drikkevarer. Nul tolerence overfor alkohol for dem under 18
– Forventet slut tidspunkt for Føl og hjælpetrænere
– Slippet inden arrangementet starter bliver måske mindre næste år – så dem der har lyst til at blive i hallen kan gøre dette.
– Nyt tøj til alle instruktører, hjælpetrænere og føl:
– Hvad er det vi satser på?
– Laila kontakter Lasse / Sportigan og vil arrangere at han kan være med på et bestyrelsesmøde og præsentere forskellige muligheder.
– Afhængigt af hvad vi vælger – kan vi overveje lidt reklame/ sponsorstøtte på tøjet?
– Tilbud til børnene om at kunne købe en klubdragt?
Bilag 1:
Arbejdsområde:Tovholder:
Annoncer i program:Aase
Arrangementer – her i Mejdal:Mette/Susan (fællesspisning/aktivitetsdag m.m.)
Bestille mad/lokaler/tage imod tilmeldinger til møder:Anni
Conventus:Aase
Gymnastikskole:Laila/ Susan/ Lone/ Mette
Hjemmesiden:Lars
Instruktørmappe:Lone/Anni/Mette
Julegaver:Aase/Laila
Kontaktperson på skolen:Lone (nøgler + hjælpe instruktørerne godt i gang ved sæson start)
Kursus + Stævner:Susan/Lars ( f.eks. pige/drenge-fræs, aktivitetsdag m.m.)
Mejdal Bladet:Jane
Opvisningstøj:Lone
Planlægning af ny sæson:Alle
Redskaber/redskabsrum:Laila/Lone
Skrive referater:Jane
Søge fonde:Alle
Unge-udval:Mette